Как наверняка найти время: 20 советов

Как найти время, когда его никогда не хватает? Рискну предложить ровно 20 советов.

Одно дело спланировать свой день, расписав его по часам или даже минутам, а другое – перейти от теории к практике, что значительно тяжелее. Дальнейшие советы помогут вам в этом.

1. Ежедневно составляйте список дел. Запишите дела в том порядке, в каком планируете их выполнять. Отметьте те, которые, по вашему мнению, потребуют больше времени. Завершив какое-либо дело, вычеркните его из списка. То, что вам не удалось сделать сегодня, перенесите в список дел на завтра.

2. Согласуйте записи в своих календарях или блокнотах (записных книжках). Вы можете забыть о какой-нибудь договорённости только потому, что она записана именно в том календаре, которого вы в данный момент не имеете при себе. Если вы пользуетесь календарём в своём компьютере, а также имеете электронный органайзер, то узнайте, возможна ли их синхронизация.

3. Составьте «План действий». Он должен состоять из пунктов, необходимых для выполнения того или иного дела или для достижения поставленной цели. Расставьте их в надлежащем (хронологическом) порядке.

4. Прежде всего, спланируйте наиважнейшие дела. Тогда вам будет гораздо проще найти время для менее важных задач.

5. Намечайте цели, которые вы можете достичь собственными усилиями. У вас больше влияния на то, станете ли вы профессиональней в своей работе, чем на то, что вы станете директором фирмы, в которой работаете.

6. Признайте, что на всё вам времени не хватит. Выполняйте в первую очередь то, что приносит наиболее весомые результаты. А что тогда делать со срочными делами или с теми, которые надо выполнить в обязательном порядке? Если не можете проигнорировать их или поручить кому-нибудь другому, подумайте, не удастся ли сделать их за более короткое время. Некоторые несущественные дела при необходимости можно отложить на несколько месяцев или же вообще их не делать. Отведите максимум времени на задачи, которые на ваш взгляд, действительно важные и которые связаны с вашими целями.

7. Ведите учёт времени. Чтобы узнать, куда девается ваше драгоценное время, попробуйте одну-две недели вести учёт времени. Тратите ли вы много времени на что-то несущественное? Или ваше внимание отвлекают одна-две личности, причём, всегда одни и те же? Прерывают ли вас преимущественно в одно и то же время дня или недели? Откажитесь от всех дел, которые отнимают у вас время.

8. Планируйте меньше дел. Если вы запланировали купить продукты, отремонтировать машину, провести время с друзьями, посмотреть фильм, ответить на письма в e-mail и заодно «посидеть» в Интернет, почитать – и всё это за один день, то вам, кроме суеты, ничего не светит и ничто не принесёт вам удовлетворение.

9. Сведите к минимуму отвлекающие факторы. Сделайте так, чтобы в определённый период дня вас никто не беспокоил, разве что, при крайней необходимости. Если это возможно, выключите на это время телефон, другие коммуникационные средства, если они мешают вам работать.

10. Планируйте наиболее важную работу на то время дня, когда вы наиболее активны и работоспособны.

11. Самые неприятные задания выполняйте как можно быстрее. Покончив с неприятными делами, вы с большим азартом возьмётесь за более лёгкую работу.

12. Зарезервируйте время для неожиданных ситуаций. Если вы считаете, что доберётесь до нужного места за 15 минут, пообещайте быть через 25. Если считаете, что встреча продлится час, выделите для неё час и двадцать минут. Оставляйте свободное место в своём ежедневном расписании.

13. Эффективно используйте время между делами. Слушайте новости или аудиозаписи во время бритья (или макияжа, если вы женщина). Читайте в транспорте или когда его ожидаете. Безусловно, можно в это время расслабиться, но не теряйте его, чтобы потом не пришлось сожалеть.

14. Используйте правило 80/20. (Суть правила – или принципа Парето – состоит в том, что необходимо примерно 20% усилий для достижения 80% результата.) Согласитесь, что примерно два из десяти запланированных вами дел действительно важные… Возможно, уделив внимание лишь основным моментам какого-то дела, вы почти выполните его.

15. Если вы завалены работой, запишите каждое своё задание на отдельной карточке. Тогда разделите карточки на две группы: «Это сделать сегодня» и «Это сделать завтра». На следующий день сделайте то же самое.

16. Периодически выделяйте время для «подзарядки батареек». После короткого отдыха, который освежит вас физически и умственно, вы сделаете больше, чем в том случае, если будете работать без отдыха.

17. Излагайте свои мысли на бумаге. Опишите свою проблему, определите её причину и перечислите как можно больше вариантов её решения.

18. Избегайте максимализма. Сумейте остановиться и перейти к следующему важному делу.

19. Развивайте деловой подход к делу. Не ждите, когда придёт «вдохновение» - сразу беритесь за работу.

20. Проявляйте гибкость. Всё перечисленное выше, это советы, а не жесткие правила. Экспериментируйте, проверяйте, что сработает в вашей ситуации, и приспосабливайте советы к своим обстоятельствам и нуждам.